Politica de tratamiento de datos y Habeas Data

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data establece los criterios y procedimientos mediante los cuales Importadora Moto Fox recopila, almacena, utiliza, consulta, procesa, actualiza, conserva y, cuando sea necesario, comparte datos personales de sus clientes, usuarios, proveedores y demás personas que interactúen con la empresa.

Esta política se adopta de conformidad con la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales, particularmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan.

La presente política busca garantizar que el tratamiento de información personal se realice respetando los derechos de los titulares y bajo principios de legalidad, finalidad, libertad, seguridad, confidencialidad, transparencia, veracidad y acceso restringido.

1. Responsable del tratamiento

Razón social: Importadora Moto Fox SAS
NIT: 901298088
País: Colombia
Ciudad: Bogotá

WhatsApp: 3102083472

Línea de atención nacional: +573102083472
Sitio web: www.importadoramotofox.com
Canales de atención: los publicados oficialmente en el sitio web.

2. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a los datos personales recopilados a través de:

· Sitio web.

· Formularios de contacto físico y digital.

· Procesos de compra.

· WhatsApp y canales de atención al cliente.

· Televentas.

· CRM.

· Sistemas ERP.

· Bases de datos de clientes.

· Bases de datos de clientes mayoristas.

· Bases de datos de consumidores finales.

· Mercado Libre y demás plataformas de comercio electrónico.

· Procesos de facturación.

· Procesos de despacho y entrega.

· Procesos de garantías y devoluciones.

· PQR.

· Campañas de mercadeo.

· Concursos, promociones y actividades comerciales.

· Proveedores.

· Aliados comerciales.

· Contratistas.

· Procesos administrativos, contables y financieros.

3. Datos que pueden ser recopilados

Dependiendo de la relación con el usuario, Importadora Moto Fox podrá recopilar:

· Nombre y apellidos.

· Documento de identificación cuando sea necesario.

· Número telefónico.

· Correo electrónico.

· Dirección de residencia o entrega.

· Ciudad, Municipio o Departamento.

· Información relacionada con pedidos.

· Historial de compras.

· Información de contacto.

· Información relacionada con garantías y devoluciones.

· Información necesaria para facturación.

· Información suministrada voluntariamente por el usuario.

Cuando sea necesario para procesar un pago, la información financiera podrá ser gestionada directamente por la entidad bancaria, pasarela o proveedor de pagos correspondiente.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

4.1 Gestión de compras

· Procesar pedidos.

· Confirmar compras.

· Gestionar pagos.

· Generar facturas.

· Coordinar despachos.

· Realizar entregas.

· Atender novedades.

4.2 Servicio al cliente

· Responder consultas.

· Gestionar solicitudes.

· Atender peticiones.

· Tramitar garantías.

· Gestionar devoluciones.

· Gestionar reembolsos.

· Realizar seguimiento de casos.

4.3 Gestión administrativa

· Mantener registros comerciales.

· Cumplir obligaciones legales.

· Realizar procesos contables.

· Gestionar facturación.

· Atender requerimientos de autoridades.

4.4. Seguridad

Los datos podrán utilizarse para verificar operaciones, prevenir fraude, detectar actividades sospechosas y proteger los sistemas de la empresa.

4.5. Comunicaciones comerciales

Cuando exista la autorización correspondiente, los datos podrán utilizarse para enviar:

· Promociones.

· Descuentos.

· Lanzamientos.

· Novedades.

· Campañas.

· Información comercial.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales.

5. Marco Normativo

La presente política se fundamenta principalmente en:

· Constitución Política de Colombia, artículo 15.

· Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

· Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales.

· Decreto 1377 de 2013, en lo que continúe vigente y resulte aplicable.

· Ley 1266 de 2008, respecto del régimen especial aplicable a información financiera, crediticia, comercial y de servicios.

· Ley 2157 de 2021, que modificó y adicionó disposiciones de la Ley 1266 de 2008.

· Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor, cuando resulte aplicable.

· Las demás normas que modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten las anteriores.

La Ley 1581 de 2012 establece el régimen general de protección de datos personales, mientras que la Ley 1266 de 2008 regula de manera particular determinados aspectos del habeas data financiero, crediticio, comercial y de servicios.

6. Definiciones

Para efectos de esta política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:

6.1. Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

6.2. Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

6.3. Tratamiento

Cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, modificación o eliminación.

6.4. Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Para efectos de esta política, el responsable es:

IMPORTADORA MOTO FOX SAS.

6.5. Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

6.6. Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, cuando sea requerido.

6.7. Habeas Data

Derecho que permite al titular conocer, actualizar, rectificar y, cuando corresponda, controlar el tratamiento de la información personal que se encuentre almacenada en bases de datos.

6.8. Base de datos

Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

6.9. Dato público

Dato que, por disposición legal o constitucional, es considerado público y cuyo tratamiento se encuentra sujeto a las reglas aplicables.

6.10. Dato privado

Información que por su naturaleza es reservada y únicamente relevante para su titular.

6.11. Dato semiprivado

Información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar al titular y a determinados terceros.

La legislación colombiana distingue diferentes categorías de datos y establece reglas específicas para su tratamiento.

7. Autorización

Cuando legalmente sea necesaria, Importadora Moto Fox solicitará la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, telefónicos o cualquier otro medio permitido que permita demostrar la voluntad del titular.

8. Principios del tratamiento

Importadora Moto Fox procurará que el tratamiento de datos personales se realice bajo principios de:

· Legalidad.

· Finalidad.

· Libertad.

· Veracidad.

· Transparencia.

· Acceso restringido.

· Seguridad.

· Confidencialidad.

9. Datos de contacto a través de WhatsApp

Importadora Moto Fox SAS podrá utilizar WhatsApp como canal de atención, ventas, servicio al cliente, seguimiento de pedidos, garantías, PQR y comunicaciones comerciales.

Cuando un titular suministre voluntariamente sus datos a través de WhatsApp, dichos datos podrán ser incorporados a los sistemas y bases de datos de Importadora Moto Fox para las finalidades correspondientes.

El uso de WhatsApp también se encuentra sujeto a las políticas y condiciones de la plataforma.

10. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales podrá:

· Conocer los datos que se guardan sobre él.

· Solicitar actualización de información.

· Solicitar corrección de datos inexactos.

· Solicitar información sobre el uso de sus datos.

· Presentar consultas.

· Presentar reclamos.

· Solicitar, cuando legalmente proceda, la supresión de sus datos.

· Revocar la autorización cuando sea procedente.

· Acceder gratuitamente a sus datos personales en los casos establecidos por la legislación.

Estos derechos se ejercerán de acuerdo con las condiciones y excepciones previstas legalmente.

11. Mercado libre y otras plataformas

Cuando una operación sea realizada a través de Mercado Libre u otra plataforma de comercio electrónico, Importadora Moto Fox SAS podrá tratar la información que sea suministrada o puesta a su disposición para cumplir con la operación comercial.

El tratamiento realizado directamente por la plataforma estará igualmente sujeto a sus propias políticas de privacidad y protección de datos.

Importadora Moto Fox SAS utilizará la información recibida únicamente para las finalidades relacionadas con la operación y aquellas autorizadas o permitidas legalmente.

12. Datos Sensibles

Importadora Moto Fox SAS evitará recolectar datos sensibles que no sean necesarios para sus actividades.

Cuando excepcionalmente sea necesario tratar información considerada sensible, se aplicarán las condiciones especiales establecidas por la legislación colombiana y se solicitará la autorización correspondiente cuando sea necesaria.

El titular no estará obligado a suministrar datos sensibles salvo en los casos permitidos o exigidos por la ley.

13. Tratamiento de datos para Comunicaciones Comerciales

Cuando el titular haya autorizado el envío de comunicaciones comerciales, MOTO FOX podrá contactarlo mediante los canales autorizados.

Estas comunicaciones podrán incluir:

· Promociones.

· Descuentos.

· Nuevos productos.

· Catálogos.

· Lanzamientos.

· Eventos.

· Campañas.

· Información comercial relacionada con productos y servicios.

El titular podrá solicitar la suspensión de estas comunicaciones comerciales mediante los canales habilitados por MOTO FOX.

La solicitud de no recibir comunicaciones comerciales no necesariamente implica la eliminación de todos los datos del titular cuando MOTO FOX deba conservarlos para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales o atender una relación comercial vigente.

14. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular podrá presentar solicitudes relacionadas con sus datos personales a través de los canales oficiales de contacto publicados por Importadora Moto Fox.

La solicitud deberá permitir identificar al titular y explicar claramente la consulta o reclamo.

Cuando actúe un tercero en representación del titular, deberá acreditar la representación correspondiente.

15. Consultas

Las consultas deberán indicar, como mínimo:

· Nombre del titular.

· Documento cuando corresponda.

· Información de contacto.

· Descripción de la solicitud.

Importadora Moto Fox dará respuesta dentro de los términos establecidos por la legislación aplicable.

16. Reclamos

Los reclamos relacionados con datos personales deberán indicar:

· Identificación del titular.

· Descripción de los hechos.

· Datos de contacto.

· Documentos que soporten la solicitud cuando sean necesarios.

La empresa gestionará el reclamo conforme al procedimiento y términos establecidos por la normativa vigente.

17. Seguridad de la información

Importadora Moto Fox implementará medidas razonables de carácter técnico, administrativo y organizacional destinadas a proteger los datos personales contra:

ü Acceso no autorizado.

ü Pérdida.

ü Alteración.

ü Divulgación indebida.

ü Uso no autorizado.

ü Destrucción.

No obstante, ningún sistema conectado a internet puede garantizar seguridad absoluta.

18. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso.

Esta obligación permanecerá incluso después de finalizar la relación comercial o laboral, cuando corresponda.

19. Encargados y terceros

Importadora Moto Fox podrá utilizar proveedores que requieran acceso a determinados datos para prestar servicios relacionados con:

· Pagos.

· Transporte.

· Mensajería.

· Facturación.

· Hosting.

· Tecnología.

· Atención al cliente.

· Seguridad.

· Marketing autorizado.

Cuando corresponda, dichos terceros actuarán bajo las condiciones y obligaciones aplicables al tratamiento de datos personales.

20. Datos de menores

Importadora Moto Fox no busca recopilar deliberadamente datos personales de menores de edad para finalidades comerciales sin que exista la autorización y condiciones exigidas por la legislación aplicable.

Cuando sea necesario tratar datos de menores, se adoptarán las medidas correspondientes para proteger sus derechos.

21. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados y durante los períodos exigidos por obligaciones legales, contables, fiscales, contractuales o administrativas.

Una vez cumplidas las finalidades y obligaciones correspondientes, los datos podrán ser eliminados, anonimizados o conservados cuando exista una obligación legal para ello.

22. Datos financieros

Cuando el cliente realice pagos mediante plataformas externas, los datos financieros podrán ser procesados directamente por las entidades encargadas de procesar las transacciones.

Importadora Moto Fox no solicitará claves bancarias ni códigos confidenciales de acceso a cuentas.

23. Actualización de datos

El titular podrá solicitar la actualización o corrección de su información cuando esta haya cambiado o sea incorrecta.

Importadora Moto Fox podrá solicitar información que permita verificar la identidad del solicitante.

24. Revocatoria de la autorización

Cuando el tratamiento dependa de la autorización del titular, este podrá solicitar su revocatoria, de acuerdo con las condiciones establecidas por la legislación.

La revocatoria no tendrá efectos retroactivos y no afectará tratamientos realizados legítimamente antes de la solicitud.

La revocatoria podrá no proceder cuando exista una obligación legal o contractual que permita o exija continuar con el tratamiento

25. Supresión de datos

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando corresponda.

Importadora Moto Fox podrá negar o limitar la supresión cuando exista una obligación legal, contractual o una razón legítima que requiera conservar la información.

Por ejemplo, determinada información relacionada con facturación, contabilidad, obligaciones tributarias, garantías, operaciones comerciales o requerimientos de autoridades podrá requerir conservación durante los períodos establecidos por la normativa aplicable.

26. Modificaciones de la política

Esta política podrá actualizarse cuando existan cambios legales, tecnológicos, comerciales u organizacionales.

La versión vigente será publicada en el sitio web.

27. Aceptación

El suministro de datos personales por parte del titular no significa que MOTO FOX pueda utilizarlos para finalidades diferentes a aquellas informadas y autorizadas o permitidas legalmente.

Cuando sea requerida autorización, esta deberá obtenerse de manera previa, expresa e informada.

El titular podrá ejercer sus derechos mediante los canales establecidos en esta política.

28. Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras Importadora Moto Fox realice tratamiento de datos personales.

MPORTADORA MOTO FOX SAS

NIT: 901298088

Versión: 1.0

Fecha de actualización: 19 de septiembre de 2026

Fin del documento.